¿Qué es el data mapping? RGPD

¿Qué es el data mapping? RGPD

¿Qué es el data mapping? RGPD

El data mapping es un proceso que permite visualizar y comprender la forma en que se manejan los datos personales en una organización. En el contexto de la protección de datos, el data mapping es una herramienta esencial para cumplir con la regulación de la Unión Europea, conocida como RGPD (Reglamento General de Protección de Datos). El RGPD establece las normas para la protección de los datos personales y la privacidad de las personas físicas en la UE.

El data mapping permite a las organizaciones comprender y controlar los flujos de datos personales en su organización, incluyendo la recopilación, el almacenamiento y el uso de dichos datos. Este proceso implica la creación de un mapa que representa gráficamente la forma en que se manejan los datos personales en una organización, incluyendo los detalles sobre la recopilación, el almacenamiento, el procesamiento y la transmisión de datos personales. De esta manera, se puede identificar y tomar medidas para proteger los datos personales y cumplir con el RGPD. Para tener una visión más clara, consulta nuestra Guía de registro de Actividades del Tratamiento.

 

 

¿Se puede hacer un data mapping offline o de forma analógica?

 

En teoría, es posible hacer un data mapping de forma offline o analógica, como por ejemplo en papel o en una hoja de cálculo. Sin embargo, esto puede ser un proceso tedioso y propenso a errores. Además, un data mapping de forma manual puede no ser actualizado con la frecuencia necesaria para garantizar la seguridad y privacidad de los datos personales en la organización.

La tecnología moderna ha simplificado el proceso de data mapping, permitiendo que se haga de forma automatizada y en tiempo real. Existen diversas herramientas de software que facilitan la creación de un data mapping preciso y actualizado. Estas herramientas permiten a las organizaciones controlar y visualizar los flujos de datos personales en su organización, identificar los puntos de riesgo y aplicar medidas de seguridad adecuadas.

 

La importancia del inventario de flujo de datos

 

El inventario de flujo de datos es un elemento clave en el proceso de data mapping y es esencial para garantizar la protección de los datos personales en la organización. Este inventario permite a las organizaciones identificar los diferentes flujos de datos personales que se producen en su entorno, incluyendo la forma en que se recopilan, se almacenan, se procesan y se transmiten los datos.

El inventario de flujo de datos es esencial para cumplir con el RGPD, ya que permite a las organizaciones cumplir con sus obligaciones de transparencia y protección de datos personales. Con este inventario, las organizaciones pueden identificar los puntos de riesgo en su entorno y aplicar medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos personales.

Hay diferentes formas de hacer un inventario de flujo de datos, dependiendo de la complejidad y tamaño de la organización. Algunas organizaciones pueden optar por hacerlo de forma manual, mientras que otras pueden utilizar herramientas de software para automatizar el proceso.

 

¿Qué incluir en un data mapping – RGPD?

 

Un data mapping eficiente, que permita a cualquier organización cumplir con sus deberes de transparencia y protección de datos, deberá tomar como guía los siguientes elementos:

 

1. Identificación de los datos personales: Es esencial identificar qué datos personales se recopilan, se procesan y se almacenan en la organización.
2. Flujo de datos: Se debe identificar cómo se recopilan, se almacenan, se procesan y se transmiten los datos personales en la organización.
3. Encargados del tratamiento: Es importante identificar quiénes son los responsables de tratar los datos personales en la organización, incluyendo los departamentos y/o terceros que puedan tener acceso a ellos.
4. Finalidades del tratamiento: Se debe identificar las finalidades para las que se utilizan los datos personales y cómo se cumplen con los requisitos del RGPD en este ámbito.
5. Medidas de seguridad: Es necesario identificar las medidas de seguridad que se aplican para proteger los datos personales, incluyendo la encriptación, la autenticación y la autorización de acceso.
6. Evaluación de impacto: Es recomendable realizar una evaluación de impacto sobre la protección de datos para identificar los posibles riesgos y determinar las medidas necesarias para proteger los datos personales.
7. Responsabilidades: Es importante identificar las responsabilidades de los diferentes departamentos y/o terceros en el tratamiento de los datos personales.
8. Documentación: Es necesario documentar el data mapping para poder cumplir con las obligaciones de transparencia y accesibilidad del RGPD.

 

 

Conclusión

 

En definitiva, el data mapping es un proceso esencial en la Unión Europea debido a la regulación del RGPD. Es importante realizar un data mapping preciso para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales. El inventario de flujo de datos es un registro fundamental para conocer y controlar los flujos de datos personales que maneja una organización. Al realizar un data mapping, es importante incluir todos los datos relevantes y aplicar medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos personales.

Si necesita ayuda para proteger sus datos personales y cumplir con el RGPD, Seifti le ofrece sus Servicios de Protección de Datos para la asistencia y consultoría relativa a esta materia e igualmente pondrá a su disposición un software puntero en la industria para digitalizar el ROPA y simplificar su actualización y mantenimiento.